Concepts clés

Espaces & isolation des données

Chaque entreprise dispose de son propre espace dans Axiom Suite. Toutes vos données — clients, factures, utilisateurs, réglages — y sont rassemblées et strictement séparées de celles des autres entreprises.

Ce que cela change pour vous

En pratique, votre entreprise dispose d'un espace totalement cloisonné. Vos clients, vos factures et vos utilisateurs ne sont jamais mélangés avec ceux d'une autre organisation, même si vous utilisez le même service. C'est la raison pour laquelle vous indiquez le nom de votre espace à la connexion : il indique quelles données afficher.

Pourquoi c'est important

Cette séparation garantit la confidentialité et la conformité : vos données restent les vôtres. Elle permet aussi à chaque entreprise d'avoir ses propres réglages (références, modèles, numérotation) sans impacter les autres.

Exemple concret

Si deux entreprises utilisent toutes deux Axiom Suite et possèdent chacune un client nommé « Société Martin », il s'agit de deux fiches entièrement distinctes, dans deux espaces séparés. Aucune recherche, ni aucun rapport, ne peut faire apparaître les données de l'une chez l'autre.

Rôles & permissions

L'accès à Axiom Suite repose sur des rôles (administrateur, comptable, commercial, lecteur…). Chaque rôle ouvre l'accès à un ensemble précis d'écrans et d'actions. Des modèles de rôles réutilisables permettent d'attribuer rapidement les bons droits.

Ce que cela change pour vous

Les écrans et les actions visibles dépendent de votre rôle. Un comptable verra la facturation et la comptabilité ; un lecteur pourra consulter sans modifier ; un administrateur aura accès à la configuration. Si un module ou un bouton n'apparaît pas chez vous, c'est généralement que votre rôle ne dispose pas du droit correspondant — et non un bug.

Comment fonctionnent les droits

Chaque rôle est composé d'un ensemble de droits : consulter une fiche, en créer une nouvelle, la modifier, la supprimer… Regrouper ces droits dans des rôles simplifie l'attribution : il suffit de donner le bon rôle à chaque personne.

Exemple concret

Vous donnez à un nouveau commercial le rôle « commercial » : il peut créer des clients et des devis, mais pas valider la paie ni modifier la configuration de la société. Pour ajuster finement les accès, votre administrateur peut partir d'un modèle de rôle puis activer ou retirer des droits précis (voir Démarrage rapide · inviter votre équipe).

Journal d'audit

Toutes les opérations sont enregistrées dans un journal : qui a fait quoi, quand, et ce qui a changé. C'est l'historique complet de l'activité de votre espace ; rien n'est perdu.

Ce que cela change pour vous

Chaque création, modification ou suppression laisse une trace : qui a fait quoi, quand, et ce qui a changé (l'avant/après). Vous disposez ainsi d'un historique fiable, utile pour comprendre une situation ou répondre à un contrôle.

Pourquoi c'est important

Le journal est infalsifiable par conception : il est impossible d'en effacer ou d'en modifier discrètement une entrée. C'est un gage de confiance pour vos obligations légales et vos audits internes.

Exemple concret

Si un montant de facture a été corrigé, l'audit indique l'auteur de la modification, la date, l'ancienne et la nouvelle valeur. En cas de doute sur l'intégrité de l'historique, une vérification de la chaîne confirme qu'il n'a pas été trafiqué.

Numérotation des documents

Les schémas de numérotation sont configurables par type de document (factures, devis, etc.).

Ce que cela change pour vous

Chaque type de document reçoit un numéro selon un format que vous définissez (préfixe, longueur, compteur). Vos numéros sont ainsi cohérents, séquentiels et conformes à vos habitudes ou à vos obligations.

Quand le numéro est-il attribué

En général, un document en brouillon n'a pas encore de numéro définitif ; il l'obtient à la validation. C'est ce qui garantit une séquence continue, sans « trous » dus à des brouillons abandonnés.

Exemple concret

Vous configurez les factures au format FAC-2026-0001 : à chaque validation, le compteur s'incrémente automatiquement (FAC-2026-0002, etc.). Devis et factures peuvent suivre des formats distincts. La configuration se fait dans les références.

Documents & GED

Des pièces jointes peuvent être rattachées à n'importe quelle fiche ; la GED est organisée comme une arborescence de dossiers. Les documents (PDF) et e-mails sont générés à partir de modèles personnalisables, puis rangés et retrouvables.

Ce que cela change pour vous

La GED (Gestion Électronique des Documents) est votre coffre-fort documentaire. Les PDF générés (factures, devis, etc.) sont rangés automatiquement et rattachés aux fiches concernées : vous les retrouvez sans avoir à les enregistrer ni les classer vous-même. Vous pouvez en plus joindre vos propres fichiers (contrats, bons, justificatifs) à presque n'importe quel élément.

Pourquoi c'est important

Tout est centralisé et contextualisé : un document est toujours accessible là où il a du sens (depuis la facture, depuis le client). Fini les fichiers éparpillés sur des postes individuels. Le stockage est organisé de façon arborescente, comme un système de dossiers.

Exemple concret

Vous validez une facture et générez son PDF : il apparaît instantanément dans les documents de la facture et dans l'historique du client. Vous pouvez y joindre le bon de commande signé du client, qui restera accolé au même dossier.

Notifications & approbations

Des alertes in-app (tâche, échéance, approbation) et un centre de notifications tiennent les utilisateurs informés. Des flux d'approbation s'appliquent aux documents (factures, commandes, notes de frais, congés).

Ce que cela change pour vous

Vous êtes prévenu directement dans l'application quand une action vous attend : une tâche à traiter, une échéance qui approche, ou une demande à approuver. Le centre de notifications regroupe ces alertes en un seul endroit pour ne rien oublier.

Les approbations

Certains documents peuvent nécessiter une validation par un responsable avant de devenir effectifs. Le flux d'approbation achemine automatiquement la demande vers la bonne personne, qui peut l'accepter ou la refuser.

Exemple concret

Un salarié dépose une note de frais : son responsable reçoit une notification d'approbation. Tant qu'elle n'est pas validée, la note reste en attente ; une fois approuvée, elle poursuit son traitement. Il en va de même pour une demande de congé ou une commande au-delà d'un certain montant.

Sécurité & confidentialité

Plusieurs garde-fous protègent votre espace en permanence : mot de passe robuste, double authentification et accès limité selon les droits de chacun. Ils fonctionnent en arrière-plan, sans alourdir votre travail.

Ce que cela change pour vous

Vos données sont protégées contre les accès non autorisés. Le nombre de tentatives de connexion et de demandes de codes est volontairement limité afin de contrer les attaques automatisées. Si vous demandez trop de codes d'affilée, c'est cette protection qui vous demande de patienter quelques instants.

Des mots de passe robustes

Votre mot de passe doit être suffisamment robuste et n'est pas accepté s'il est trop simple ou s'il figure parmi les mots de passe connus pour avoir déjà fuité. C'est une protection simple mais très efficace contre les intrusions.

Pourquoi c'est important

Accès selon les droits, mots de passe vérifiés, double authentification : ces mécanismes préservent vos données sans alourdir votre travail. Pour la connexion et la double authentification, voir Connexion & sécurité.

Questions fréquentes

Mes données sont-elles isolées des autres entreprises ?

Oui, totalement. Chaque entreprise possède son propre espace, dont les données sont strictement séparées de celles des autres. Vos clients, documents et utilisateurs ne sont jamais visibles depuis un autre espace. C'est précisément pour cette raison que vous indiquez votre espace à la connexion.

Puis-je récupérer une version précédente d'un document ?

Le journal d'audit conserve la trace des modifications (auteur, date, ancienne et nouvelle valeur), ce qui permet de savoir précisément ce qui a changé sur un enregistrement. Par ailleurs, les fichiers et PDF rattachés sont conservés dans la GED. Pour les détails d'historisation d'un document précis, appuyez-vous sur le journal d'audit de l'enregistrement concerné.

Pourquoi une action est-elle refusée ?

Le plus souvent, parce que votre rôle ne dispose pas du droit correspondant : les écrans et actions visibles dépendent de votre rôle. Une action peut aussi être bloquée temporairement après trop de tentatives rapprochées, ou parce qu'une information saisie n'est pas valide. En cas de doute, rapprochez-vous de votre administrateur pour vérifier vos habilitations.