Démarrage rapide

Vue d'ensemble du parcours

La mise en route suit un ordre logique : on se connecte, on sécurise son compte, on renseigne les informations de la société, on invite les collègues, on personnalise son espace de travail, puis on crée un premier document de bout en bout. Vous pouvez suivre ce guide d'une traite ou y revenir section par section.

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous de disposer de :

• un espace Axiom Suite — c'est le nom court de votre entreprise, qui sépare strictement vos données de celles des autres organisations (voir Concepts clés · espaces & isolation des données) ;
• un compte utilisateur actif (adresse e-mail + identifiants), créé par votre administrateur ou reçu par e-mail d'invitation ;
• un navigateur récent (Chrome, Edge, Firefox ou Safari à jour) ; aucune installation logicielle n'est nécessaire ;
• si votre entreprise impose la double authentification par application : un téléphone avec une application d'authentification du type Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou équivalent ;
• si votre entreprise utilise le code par message : un numéro WhatsApp accessible pour recevoir les codes à usage unique.

1. Se connecter pour la première fois

La connexion se fait entièrement dans le navigateur. La principale spécificité d'Axiom Suite est qu'il faut indiquer votre espace en plus de vos identifiants personnels.

1. Ouvrez app.axiomsuite.cloud dans votre navigateur.
2. Saisissez le nom de votre espace. C'est l'identifiant court de votre entreprise ; en cas de doute, reportez-vous à l'e-mail d'invitation ou demandez-le à votre administrateur.
3. Renseignez votre identifiant (adresse e-mail) et votre mot de passe, puis validez.
4. Selon les réglages de votre entreprise, une double authentification peut vous être demandée (voir l'étape suivante).
5. Une fois authentifié, vous arrivez sur le tableau de bord, votre point de départ vers tous les modules.

Que faire à la toute première connexion

Lors de la première connexion, prenez quelques instants pour vérifier votre profil (nom affiché, langue, fuseau horaire) et, si cela vous est proposé, pour changer le mot de passe initial reçu par e-mail. Si votre administrateur a activé la double authentification, l'assistant de mise en place s'affiche automatiquement avant l'accès au tableau de bord.

2. Mettre en place la double authentification

La double authentification ajoute une couche de protection : même si votre mot de passe était compromis, un code temporaire reste nécessaire pour entrer. Deux méthodes existent selon les réglages de votre entreprise : une application d'authentification (code à 6 chiffres) ou un code reçu par WhatsApp.

Méthode A — Application d'authentification (code à 6 chiffres)

1. Lorsque l'écran de configuration s'affiche, ouvrez votre application d'authentification (par exemple Google Authenticator) sur votre téléphone.
2. Choisissez Ajouter un compte → Scanner un QR code et scannez le QR code affiché à l'écran. Un nouveau compte « Axiom Suite » apparaît dans l'application et commence à générer un code à 6 chiffres qui change toutes les 30 secondes.
3. Dans Axiom Suite, saisissez le code à 6 chiffres affiché par l'application pour confirmer l'appairage.
4. Conservez précieusement les éventuels codes de secours proposés : ils permettent de vous reconnecter si vous perdez l'accès à votre téléphone.

Méthode B — Code reçu par WhatsApp

1. Au moment de la connexion, demandez l'envoi du code ; un code à usage unique est transmis sur votre WhatsApp.
2. Saisissez ce code dans Axiom Suite avant son expiration. Si le code tarde, attendez quelques instants avant d'en redemander un nouveau (l'envoi est volontairement limité en fréquence pour des raisons de sécurité).

3. Compléter le parcours d'onboarding (7 étapes)

À la première utilisation, un assistant d'onboarding vous guide pour renseigner les informations indispensables à la production de vos documents. Vous pouvez le suivre dans l'ordre ; chaque étape est enregistrée et reste modifiable plus tard depuis Administration.

1. Société — saisissez l'identité de votre entreprise (raison sociale, identifiant fiscal, forme juridique, coordonnées). Ces informations alimentent l'en-tête de vos documents.
2. Logo & identité visuelle — chargez votre logo et, le cas échéant, vos couleurs, pour personnaliser l'interface et les documents générés.
3. Bloc de signature — définissez le bloc de signature (responsable, mentions) qui apparaîtra au bas de vos documents officiels.
4. Modèle de facture — choisissez et ajustez le premier modèle de document (facture) ; il sert de base à la génération des PDF.
5. Références & conditions — renseignez les premières références commerciales : devise par défaut, taux de TVA, modes de paiement.
6. Numérotation — confirmez le schéma de numérotation de vos documents (préfixe, format, compteur).
7. Équipe — invitez vos premiers collaborateurs pour travailler à plusieurs (détaillé à l'étape suivante).

4. Inviter votre équipe et attribuer un rôle

Pour travailler à plusieurs, créez un compte par collaborateur et attribuez-lui un rôle qui détermine ce qu'il peut voir et faire.

1. Ouvrez Administration → Utilisateurs, puis Nouveau — la fiche s'ouvre sur une page dédiée.
2. Renseignez l'identité du collaborateur : nom, adresse e-mail (qui servira d'identifiant), éventuellement service ou poste.
3. Attribuez-lui un rôle (par exemple administrateur, comptable ou lecteur). Le rôle définit les modules et actions accessibles.
4. Enregistrez : l'utilisateur reçoit une invitation pour activer son compte et définir son mot de passe.

5. Personnaliser votre espace de travail

Quelques réglages rendent l'usage quotidien plus rapide et garantissent des documents cohérents.

Épingler vos modules en favoris

Repérez les modules que vous utilisez le plus (par exemple CRM & Commerce ou Finance) et épinglez-les en favoris dans la barre de navigation. Vous y accéderez ensuite en un clic, sans parcourir tout le menu.

Configurer les références

Les références sont les valeurs réutilisées partout dans la suite. Prenez le temps de les vérifier dans Administration → Références :

• Modes de paiement — virement, chèque, espèces, carte, traite, prélèvement : ils s'afficheront lors des encaissements.
• Taux de TVA et devises — appliqués automatiquement sur les lignes de devis et de factures.
• Schémas de numérotation — format et compteur des numéros attribués aux documents validés (voir Concepts clés · numérotation).

6. Créer votre premier document de bout en bout

Pour vous familiariser avec la chaîne documentaire, suivez ce parcours complet : un client, un devis, une facture, un PDF, puis un encaissement. Chaque transformation reprend automatiquement les informations de l'étape précédente, sans ressaisie.

1. Créez un client. Ouvrez CRM & Commerce → Clients → Nouveau et renseignez la raison sociale, les coordonnées et les conditions commerciales (devise, délai de paiement).
2. Établissez un devis. Dans Facturation → Devis → Nouveau, choisissez le client, ajoutez des lignes (article/service, quantité, prix, TVA) ; les totaux HT / TVA / TTC se calculent tout seuls. Enregistrez.
3. Convertissez le devis en facture. Depuis le devis accepté, utilisez Convertir en facture : les lignes et le client sont repris automatiquement. Contrôlez la date d'échéance, puis validez pour obtenir le numéro définitif.
4. Générez le PDF. Sur la facture, lancez la génération du PDF ; le document est produit à partir de votre modèle et rangé automatiquement dans la GED, rattaché à la fiche. Vous pouvez l'envoyer par e-mail directement.
5. Enregistrez l'encaissement. Quand le client paie, ouvrez Facturation → Encaissements (ou Enregistrer un règlement depuis la facture), choisissez le mode de paiement, saisissez le montant et affectez-le à la facture. Le solde se met à jour et la facture passe à Payée.

Questions fréquentes

Je ne reçois pas mon code de connexion

Vérifiez d'abord que le numéro WhatsApp associé à votre compte est le bon et que votre téléphone a du réseau. L'envoi des codes est volontairement limité en fréquence pour des raisons de sécurité : patientez quelques instants avant de redemander un code plutôt que de multiplier les tentatives. Si le problème persiste, contactez votre administrateur, qui pourra vérifier les réglages de la double authentification de votre entreprise. Plus de détails sur la page Connexion & sécurité.

Comment changer mon mot de passe

Vous pouvez modifier votre mot de passe depuis votre profil utilisateur, dans les réglages de votre compte. Choisissez un mot de passe robuste ; pour votre sécurité, les mots de passe trop simples ou connus pour avoir déjà fuité sont refusés. Si vous avez oublié votre mot de passe, utilisez le lien de réinitialisation sur l'écran de connexion. Voir Connexion & sécurité et Concepts clés · sécurité.

Où trouver mes documents PDF

Chaque PDF généré (devis, facture, etc.) est automatiquement rangé dans la GED et rattaché à la fiche correspondante. Vous le retrouvez donc directement depuis le document concerné (onglet pièces jointes / documents) ainsi que depuis la fiche du client. Pour comprendre l'organisation documentaire, voir Concepts clés · documents & GED.

Je ne vois pas un module ou une action

Les écrans et les actions affichés dépendent de votre rôle. Si un module ou un bouton n'apparaît pas, c'est probablement que votre rôle ne dispose pas de la permission correspondante. Demandez à votre administrateur d'ajuster vos habilitations. Voir Concepts clés · rôles & permissions.