QSE & Gouvernance

Aperçu du module

Le module QSE & Gouvernance regroupe, dans un même espace, tous les référentiels normatifs et de conformité de l'organisation : qualité, santé-sécurité, environnement, ESG/RSE, processus, audits, gouvernance d'entreprise et gouvernance des données. Tous ces registres partagent une logique commune : on identifie un sujet (un document, un risque, un danger, un incident), on évalue ou on l'instruit, on lui associe un plan d'action, puis on suit la réalisation jusqu'à la clôture.

Le cycle est toujours le même : identifier → évaluer / instruire → plan d'action → suivi → clôture → revue.

Chaque enregistrement est horodaté, rattaché à un responsable et journalisé dans l'audit. L'accès est régi par les rôles & permissions, de sorte que seules les personnes habilitées peuvent consulter, créer ou clôturer un dossier sensible (un incident SST, par exemple).

Qualité ISO 9001

Structurez votre système de management de la qualité (SMQ) conformément à la norme ISO 9001. Le cœur du dispositif est la gestion documentaire qualité, qui centralise procédures, modes opératoires, instructions et enregistrements, avec un suivi des versions et des approbations : chaque document possède un cycle de vie (rédaction, vérification, approbation, diffusion, révision, retrait) garantissant que seule la version en vigueur est accessible aux opérationnels.

Gérer un document qualité

1. Ouvrez QSE → Qualité → Documents puis cliquez sur Nouveau — la fiche s'ouvre sur une page dédiée.
2. Renseignez le titre, le type (procédure, instruction, enregistrement) et le processus de rattachement.
3. Déposez le fichier ou rédigez le contenu, puis définissez le rédacteur, le vérificateur et l'approbateur.
4. Soumettez à approbation : le document passe en revue, puis devient En vigueur une fois approuvé. Les anciennes versions sont archivées et restent consultables pour la traçabilité.
5. À chaque révision, le numéro de version s'incrémente et un nouveau cycle d'approbation est déclenché.

Audits qualité

Planifiez et conduisez les audits qualité, consignez les constats (conformités, non-conformités, opportunités d'amélioration) et suivez les actions correctives jusqu'à leur clôture. La méthode détaillée est commune à la section Audits internes.

Risques

Tenez un registre des risques et visualisez-les sur une matrice de risques (probabilité × gravité) pour prioriser les actions de maîtrise et de mitigation. La matrice croise le niveau de probabilité (la chance que l'événement survienne) et le niveau de gravité / impact (la sévérité des conséquences). Le produit des deux donne un niveau de criticité qui colore chaque risque et détermine sa priorité de traitement.

Évaluer un risque

1. Ouvrez QSE → Risques → Registre puis cliquez sur Nouveau risque.
2. Décrivez le risque : intitulé, processus ou activité concerné, cause potentielle et conséquence redoutée.
3. Évaluez la probabilité et la gravité à l'aide des échelles définies dans vos références. L'outil calcule la criticité brute (avant maîtrise).
4. Recensez les mesures de maîtrise existantes, puis réévaluez pour obtenir la criticité résiduelle.
5. Si la criticité résiduelle reste trop élevée, créez un plan d'action : actions de réduction, responsable, échéance.
6. Enregistrez. Le risque apparaît positionné sur la matrice et alimente la revue périodique des risques.

Santé & Sécurité ISO 45001

Couvrez l'ensemble du management de la santé et de la sécurité au travail (SST) selon ISO 45001. Le module regroupe les briques suivantes :

• Dangers — identification et évaluation des dangers présents sur les postes et installations, base de la prévention.
• Incidents — déclaration, analyse des causes et suivi des accidents et événements ayant entraîné un dommage.
• Near-miss — remontée des presque-accidents : événements sans dommage mais qui auraient pu en causer.
• Permis de travail — autorisation formelle des travaux à risque (point chaud, hauteur, espace confiné…) avant intervention.
• LOTO — consignation / déconsignation (Lockout-Tagout) des énergies pour intervenir en sécurité sur un équipement.
• Observations — remontées terrain de sécurité (situations dangereuses, bonnes pratiques) par les opérateurs.

Déclarer un incident SST

1. Ouvrez QSE → Santé & Sécurité → Incidents puis cliquez sur Déclarer un incident.
2. Indiquez quand (date et heure), où (site, zone, poste) et qui est concerné (personne(s) impliquée(s) ou témoin).
3. Décrivez les faits de façon factuelle, précisez la nature de l'événement et la gravité (soin sur place, premiers secours, arrêt de travail…).
4. Ajoutez des pièces jointes (photos, croquis) et les premières mesures conservatoires prises.
5. Enregistrez : l'incident est tracé et notifié au responsable SST. Lancez ensuite l'analyse des causes (par exemple 5 Pourquoi ou arbre des causes).
6. Créez les actions correctives nécessaires, affectez un responsable et une échéance, puis suivez-les jusqu'à clôture.

Déclarer un presque-accident (near-miss)

La démarche est identique à celle d'un incident, depuis QSE → Santé & Sécurité → Near-miss : on décrit la situation dangereuse évitée et, si nécessaire, on ouvre une action de prévention. Encourager ces remontées est essentiel : un presque-accident traité aujourd'hui évite un accident demain.

Environnement ISO 14001

Gérez votre système de management environnemental (SME) selon ISO 14001. La pierre angulaire est l'analyse des aspects et impacts environnementaux : un aspect est un élément de vos activités susceptible d'interagir avec l'environnement (consommation d'énergie, rejets, déchets, bruit…) ; l'impact est la conséquence correspondante sur l'environnement.

Recenser un aspect environnemental

1. Ouvrez la section Environnement et créez un aspect rattaché à une activité ou un site.
2. Décrivez l'impact associé et son caractère (normal, anormal, situation d'urgence).
3. Évaluez sa significativité (selon vos critères : volume, sensibilité du milieu, exigence réglementaire).
4. Pour les aspects significatifs, définissez des objectifs et un plan d'action de réduction.

ESG & RSE

Mesurez et pilotez votre performance extra-financière : métriques carbone, eau, déchets, suivi des initiatives et synthèse consolidée pour le reporting ESG / RSE. Les trois piliers ESG (Environnement, Social, Gouvernance) se nourrissent des données saisies dans le module et permettent de produire un reporting structuré pour la direction et les parties prenantes.

Saisir une métrique ESG

1. Ouvrez QSE → ESG & RSE → Métriques.
2. Choisissez l'indicateur (émissions carbone, consommation d'eau, déchets produits…) et la période.
3. Saisissez la valeur et l'unité, en précisant la source de la donnée.
4. Enregistrez : la métrique alimente la synthèse consolidée et les comparaisons d'une période à l'autre.

Suivre une initiative RSE

Créez une initiative (projet de réduction, action sociale, démarche de gouvernance), décrivez son objectif, son responsable et son échéance, puis suivez son avancement. La synthèse ESG regroupe métriques et initiatives pour une vue d'ensemble exportable.

BPM & Processus

Cartographiez vos processus métier et pilotez leur amélioration continue, en lien avec les exigences qualité et réglementaires. Une cartographie claire permet de relier chaque procédure qualité, chaque risque et chaque audit au processus qu'il concerne réellement.

Cartographier un processus

1. Ouvrez QSE → BPM & Processus et créez un nouveau processus (par exemple « Traitement d'une commande client »).
2. Définissez son pilote (responsable), ses entrées et ses sorties.
3. Décrivez les étapes dans leur ordre logique, ainsi que les acteurs et documents associés.
4. Reliez le processus à ses indicateurs, ses risques et sa documentation qualité.
5. Enregistrez : le processus cartographié sert de référence pour les audits et les démarches d'amélioration continue.

Audits internes

Organisez vos audits internes de bout en bout : de la planification de la campagne à la clôture des actions correctives. Un audit suit généralement le cycle : préparation, réalisation, constats, plan d'action, vérification d'efficacité.

Conduire un audit interne

1. Ouvrez QSE → Audits internes et créez une campagne d'audit : périmètre, référentiel (ISO 9001, 45001, 14001…), auditeur(s) et dates.
2. Préparez le plan d'audit (questions, points à vérifier) et planifiez les entretiens.
3. Pendant l'audit, enregistrez chaque constat en le qualifiant : conformité, non-conformité (mineure / majeure), remarque ou opportunité d'amélioration.
4. Pour chaque non-conformité, créez une action corrective avec responsable et échéance.
5. Suivez la réalisation, vérifiez l'efficacité des actions, puis clôturez le constat et la campagne. Le rapport d'audit consolide l'ensemble.

Conseil & Gouvernance

Outillez la gouvernance de l'organisation : préparation et tenue des réunions de conseil, suivi des résolutions votées et des actions décidées. Le dispositif assure une traçabilité complète des décisions de gouvernance.

Préparer et suivre une réunion de conseil

1. Créez la réunion : date, participants et ordre du jour.
2. Joignez les documents préparatoires nécessaires à la prise de décision.
3. Pendant la séance, consignez les résolutions adoptées et leur résultat de vote.
4. Pour chaque décision opérationnelle, créez une action avec responsable et échéance.
5. Suivez l'avancement des actions d'une réunion à l'autre pour garantir le respect des engagements pris.

Gouvernance des données

Définissez les règles de classification et de rétention des données pour répondre aux exigences de conformité et de protection de l'information. La classification attribue un niveau de sensibilité à une catégorie de données (publique, interne, confidentielle, restreinte) ; la rétention fixe la durée pendant laquelle ces données sont conservées avant archivage ou suppression.

Définir une règle de gouvernance

1. Ouvrez QSE → Gouvernance des données.
2. Choisissez la catégorie de données concernée et son niveau de classification.
3. Définissez la durée de rétention et l'action en fin de cycle (archivage, anonymisation, suppression).
4. Enregistrez : la règle documente votre politique de protection de l'information et appuie votre conformité.

Questions fréquentes

Comment déclarer un presque-accident ?

Rendez-vous dans QSE → Santé & Sécurité → Near-miss, décrivez la situation dangereuse évitée (quand, où, faits) et enregistrez. Si nécessaire, ouvrez une action de prévention. Aucune conséquence n'est requise pour qu'un presque-accident soit déclaré : c'est précisément l'intérêt de la démarche, qui vise à corriger les situations à risque avant qu'un accident ne survienne.

Qu'est-ce qu'une matrice des risques ?

C'est une grille qui croise la probabilité qu'un risque se réalise et sa gravité s'il se réalise. Le croisement des deux donne un niveau de criticité qui détermine la priorité de traitement. Elle permet de visualiser d'un coup d'œil les risques à traiter en premier (probabilité élevée × gravité élevée).

Quelle différence entre un incident et un presque-accident ?

Un incident a entraîné un dommage (blessure, dégât, arrêt) ; un presque-accident (near-miss) aurait pu en causer un mais ne l'a pas fait. Les deux se déclarent et s'analysent, car le second est un signal précieux de prévention.

Qui peut consulter et clôturer un dossier QSE ?

L'accès est régi par les rôles & permissions : seules les personnes habilitées (responsables QSE, auditeurs, direction) peuvent créer, instruire ou clôturer les dossiers sensibles. Toutes les actions sont journalisées dans l'audit.

Comment suit-on une action corrective jusqu'à sa clôture ?

Chaque action corrective porte un responsable, une échéance et un statut. Une fois réalisée, on en vérifie l'efficacité avant de la clôturer. Tant que les actions liées à un constat ou un incident ne sont pas clôturées, le dossier parent reste ouvert.