Supply Chain

Aperçu de la chaîne d'approvisionnement

Le domaine Supply Chain relie quatre univers — Achats, Fournisseurs, Stock et Logistique — autour d'un même référentiel articles. Chaque document peut générer le suivant sans ressaisie, et chaque mouvement de marchandise met à jour automatiquement les niveaux de stock et leur valorisation.

Le cœur de la maîtrise des achats est le rapprochement 3 voies : avant tout paiement, on vérifie que la commande (ce qu'on a commandé), la réception (ce qu'on a reçu) et la facture (ce qu'on nous demande de payer) concordent en quantités et en prix. Côté stock, toute entrée ou sortie est tracée et valorisée selon la méthode choisie (FIFO / LIFO / CMP).

Achats

Le domaine Achats couvre l'ensemble du cycle approvisionnement, de l'expression du besoin au paiement. Il s'appuie sur des demandes d'achat, des commandes fournisseurs (PO), des bons de réception avec rapprochement 3 voies (commande, réception, facture), des factures d'achat et une reconnaissance automatique des factures pour la saisie automatique. Le suivi financier inclut les décaissements, les charges récurrentes et un portail fournisseur.

Le cycle d'achat de bout en bout

Chaque étape est facultative selon votre organisation, mais l'enchaînement complet garantit le contrôle interne et la traçabilité comptable.

• Demande d'achat — un collaborateur exprime un besoin (article, quantité, date souhaitée). Elle passe en validation selon le circuit défini.
• Commande fournisseur (PO) — une fois le besoin approuvé, on émet la commande au fournisseur retenu, avec prix négociés et conditions.
• Bon de réception — à l'arrivée des marchandises, on enregistre les quantités réellement reçues ; le stock est mis à jour.
• Facture d'achat — la facture du fournisseur est saisie (ou extraite automatiquement), puis rapprochée de la commande et de la réception.
• Décaissement — le paiement est enregistré et soldé sur la facture ; le solde fournisseur diminue d'autant.

Passer une commande fournisseur (PO)

1. Ouvrez Supply Chain → Achats → Commandes fournisseurs, puis cliquez sur Nouveau — la commande s'ouvre sur une page dédiée.
2. Sélectionnez le fournisseur ; sa devise et ses conditions de paiement se pré-remplissent.
3. Ajoutez les lignes : article (SKU), quantité, prix unitaire d'achat, taux de TVA. Les totaux HT / TVA / TTC se calculent automatiquement.
4. Précisez l'entrepôt de livraison et la date de réception attendue.
5. Enregistrez, puis validez/envoyez la commande : elle quitte le statut Brouillon et reçoit son numéro définitif. Générez le PDF et transmettez-le au fournisseur.

Statuts d'une commande fournisseur

• Brouillon — en cours de saisie, modifiable.
• Envoyée / Confirmée — transmise au fournisseur, en attente de livraison.
• Partiellement reçue — une partie des quantités a été réceptionnée.
• Reçue / Clôturée — livraison complète ; prête à la facturation.

Réceptionner une livraison

1. Ouvrez Supply Chain → Achats → Bons de réception, puis Nouveau, ou partez directement de la commande fournisseur concernée.
2. Rappelez la commande d'origine : ses lignes et quantités attendues sont reprises.
3. Saisissez les quantités réellement reçues ligne par ligne. En cas d'écart, ajustez et notez le motif (manquant, casse, surplus).
4. Pour les articles suivis, renseignez les lots et/ou numéros de série et l'emplacement de rangement.
5. Validez le bon de réception : un mouvement de stock ENTREE est généré et les niveaux de l'entrepôt sont mis à jour.

Rapprochement 3 voies & facture d'achat

Le rapprochement 3 voies confronte trois documents avant le paiement : la commande, le bon de réception et la facture d'achat. Si les quantités et les prix concordent, la facture peut être approuvée ; sinon, un écart est signalé et bloque le paiement jusqu'à résolution. Une commande validée se convertit en facture d'achat en un clic, sans ressaisie des lignes.

Reconnaissance automatique des factures fournisseurs

Plutôt que de tout saisir à la main, déposez le document du fournisseur et laissez la reconnaissance automatique pré-remplir la facture.

1. Dans la création d'une facture d'achat, choisissez Importer et déposez le PDF ou le scan de la facture.
2. L'extraction automatique remplit le fournisseur, le numéro, la date, les montants HT / TVA / TTC et, si possible, les lignes.
3. Contrôlez les champs extraits et corrigez les éventuelles erreurs de lecture avant validation.
4. Rattachez la facture à la commande et à la réception pour déclencher le rapprochement 3 voies, puis validez.

Charges récurrentes & décaissements

Les charges récurrentes automatisent les dépenses périodiques (abonnements, loyers, services) : on définit le montant, la périodicité et le fournisseur, et les échéances sont générées automatiquement. Les décaissements enregistrent les paiements sortants et les imputent sur les factures fournisseurs ; le solde du fournisseur est mis à jour en conséquence.

Portail fournisseur

Le portail fournisseur offre à vos fournisseurs un espace dédié pour consulter leurs commandes, déposer leurs factures et suivre l'état des règlements, ce qui réduit les échanges par e-mail et fluidifie la collaboration.

Fournisseurs (SRM)

La gestion de la relation fournisseur (SRM) centralise un référentiel fournisseurs et leurs soldes, l'évaluation (scores), les audits, les contrats ainsi que les KPI et risques associés. La fiche fournisseur est le pendant achat de la fiche client : tout l'historique d'achats, les commandes, les factures et les paiements s'y rattachent.

Créer un fournisseur

1. Ouvrez Supply Chain → Fournisseurs, puis cliquez sur Nouveau — la fiche s'ouvre sur une page dédiée.
2. Renseignez l'identité : raison sociale, identifiant fiscal (matricule), forme juridique, catégorie d'achat.
3. Ajoutez les coordonnées : adresse, téléphone, e-mail et contacts (achats, comptabilité).
4. Définissez les conditions : devise, conditions de paiement (délai), coordonnées bancaires (RIB) pour les décaissements.
5. Enregistrez. La fiche devient le point d'entrée vers tout l'historique du fournisseur.

Solde & pilotage du fournisseur

• Solde — encours et montants échus dus au fournisseur, alimentés par les factures d'achat et les décaissements.
• Évaluation (scores) — notez les fournisseurs sur des critères tels que qualité, délais et prix pour obtenir un score global d'aide à la décision.
• Audits — planifiez et consignez les audits fournisseurs (conformité, capacité, certifications).
• Contrats — centralisez les accords-cadres, leurs échéances et conditions tarifaires.
• KPI & risques — suivez les indicateurs de performance et identifiez les fournisseurs critiques ou à risque (dépendance, mono-source).

Stock

Le domaine Stock gère les articles & services (SKU, prix, coût, valorisation FIFO / LIFO / CMP), les mouvements de stock (ENTREE / SORTIE / AJUSTEMENT / TRANSFERT), les inventaires physiques, le réapprovisionnement, la valorisation, la vue d'ensemble et les niveaux par entrepôt. Il prend en charge les lots et numéros de série, ainsi que les entrepôts et emplacements.

Créer un article

L'article est la fiche de référence partagée par les achats, les ventes et la production. Une seule fiche, plusieurs usages.

1. Ouvrez Supply Chain → Stock → Articles, puis Nouveau.
2. Renseignez le SKU (référence unique), la désignation et la catégorie.
3. Indiquez le prix de vente et le coût d'achat, ainsi que les taux de TVA applicables.
4. Choisissez la méthode de valorisation : FIFO, LIFO ou CMP (voir l'encadré ci-dessous).
5. Activez si besoin le suivi par lot ou par numéro de série, et définissez l'unité de mesure.
6. Définissez le seuil de réapprovisionnement et la quantité de réappro souhaitée, puis enregistrez.

Méthodes de valorisation

• FIFO (premier entré, premier sorti) — les sorties sont valorisées au coût des plus anciennes entrées.
• LIFO (dernier entré, premier sorti) — les sorties prennent le coût des entrées les plus récentes.
• CMP (coût moyen pondéré) — chaque entrée recalcule un coût moyen appliqué aux sorties suivantes.

Comprendre les mouvements de stock

Tout changement de quantité génère un mouvement tracé et horodaté. Quatre types existent :

• ENTREE — réception d'achat, retour client, production terminée.
• SORTIE — livraison client, consommation en production, rebut.
• AJUSTEMENT — correction après inventaire ou constat d'écart.
• TRANSFERT — déplacement entre entrepôts ou emplacements, sans variation du stock total.

Réaliser un inventaire physique

1. Ouvrez Supply Chain → Stock → Inventaires, puis Nouveau, et choisissez l'entrepôt (et éventuellement la zone) à compter.
2. Le système fige les quantités théoriques au moment du lancement et génère la feuille de comptage.
3. Saisissez les quantités physiques réellement comptées article par article.
4. Examinez les écarts (théorique vs physique) et justifiez-les.
5. Validez l'inventaire : des mouvements d'AJUSTEMENT sont générés automatiquement pour aligner le stock système sur le réel.

Réapprovisionnement, valorisation & vue d'ensemble

• Réapprovisionnement — lorsque le niveau d'un article passe sous son seuil, le système le signale et peut proposer une demande ou commande d'achat.
• Valorisation — la valeur monétaire du stock, calculée selon la méthode de l'article (FIFO / LIFO / CMP), utile pour la clôture comptable.
• Vue d'ensemble — tableau de bord consolidé : valeur totale, articles sous seuil, ruptures, dormants.
• Niveaux par entrepôt — quantités disponibles ventilées par entrepôt et emplacement.

Lots, numéros de série & traçabilité

Pour les articles sensibles (denrées, pharma, électronique), activez le suivi par lot (groupe d'unités produites/reçues ensemble, avec date de péremption éventuelle) ou par numéro de série (identifiant unique par unité). Chaque mouvement conserve le lot ou le numéro concerné, ce qui permet de retracer le parcours complet d'une unité, de la réception jusqu'au client, et de cibler un rappel produit le cas échéant.

Entrepôts & emplacements

Un entrepôt représente un site de stockage ; les emplacements le subdivisent en zones, allées ou étagères. Cette hiérarchie permet de localiser précisément la marchandise, d'organiser la préparation et de transférer du stock d'un emplacement à l'autre.

Logistique

La logistique couvre les préparations (pick/pack), les transporteurs et les expéditions avec suivi (tracking). Elle prend le relais après la commande client (voir CRM & Commerce) pour préparer et acheminer la marchandise jusqu'au destinataire.

Préparer et expédier une commande

1. Préparation (pick) — le préparateur reçoit la liste des articles à prélever, avec leur emplacement, et collecte les quantités.
2. Emballage (pack) — les articles sont conditionnés en colis ; un mouvement de SORTIE décrémente le stock.
3. Transporteur — choisissez le transporteur et le mode d'acheminement adaptés à la destination.
4. Expédition — générez le bon de livraison et l'étiquette, puis enregistrez le numéro de suivi (tracking).
5. Suivi — le statut de l'expédition est mis à jour jusqu'à la livraison ; le client peut suivre son colis via le numéro de tracking.

• Préparations — pilotage des opérations de pick/pack par commande ou par vague.
• Transporteurs — référentiel des transporteurs, modes et tarifs.
• Expéditions — bons de livraison, étiquettes et suivi du transport en temps réel.

Bonnes pratiques & questions fréquentes

Comment ajuster un stock après inventaire ?

Lancez un inventaire physique, saisissez les quantités réellement comptées, puis validez : le système génère automatiquement des mouvements d'AJUSTEMENT qui alignent le stock système sur le réel. Évitez de modifier les quantités à la main hors inventaire — l'inventaire garantit la traçabilité et la justification des écarts.

Qu'est-ce que le rapprochement 3 voies ?

C'est le contrôle qui confronte, avant tout paiement, la commande (ce qui a été commandé), le bon de réception (ce qui a été reçu) et la facture d'achat (ce qui est facturé). Si les trois concordent en quantités et en prix, la facture peut être réglée ; sinon, l'écart est signalé et bloque le décaissement jusqu'à résolution.

Comment tracer un lot ?

Activez le suivi par lot sur la fiche article, puis renseignez le numéro de lot à la réception. Chaque mouvement (entrée, transfert, sortie) conserve le lot concerné : vous pouvez ainsi reconstituer le parcours complet d'un lot, de son entrée jusqu'aux clients livrés, ce qui est indispensable en cas de rappel produit.

FIFO, LIFO ou CMP : que choisir ?

Le choix dépend de votre politique comptable et de la nature des produits. FIFO convient aux produits périssables (on sort d'abord les plus anciens), CMP lisse les variations de coût d'achat, et LIFO valorise les sorties au coût le plus récent. La méthode se définit par article et reste cohérente avec la Finance & Comptabilité.

Qui peut voir et modifier ces données ?

L'accès est régi par les rôles & permissions. Toutes les opérations (commandes, réceptions, ajustements, paiements) sont journalisées dans l'audit.