Ressources Humaines

Aperçu du module

Le module RH s'articule autour de la fiche employé, qui sert de référentiel unique : c'est à elle que se rattachent le contrat, le pointage, les congés, les notes de frais, les bulletins de paie, les formations, les évaluations et les compétences. Beaucoup d'actions sont accessibles en libre-service au collaborateur, avec un circuit de validation par le manager ou les RH.

Employés & organigramme

La fiche employé centralise les données personnelles, le contrat et les éléments de paie. L'organigramme hiérarchique représente la structure de l'entreprise et les liens de rattachement entre collaborateurs.

Créer une fiche employé

1. Ouvrez RH → Employés, puis Nouveau — la fiche s'ouvre sur une page dédiée.
2. Renseignez les données personnelles : identité, coordonnées, date de naissance, situation.
3. Saisissez le contrat : type (CDI, CDD…), date d'entrée, poste, département et responsable hiérarchique (ce lien construit l'organigramme).
4. Définissez la rémunération : salaire de base et éléments variables servant à la paie.
5. Ajoutez les pièces jointes utiles (contrat signé, diplômes) puis enregistrez.

Visualiser l'organigramme

Ouvrez RH → Organigramme pour voir la structure de l'entreprise sous forme d'arbre. Les liens de rattachement proviennent du champ « responsable hiérarchique » des fiches : tenez-le à jour pour que l'organigramme reste fidèle, notamment lors des mobilités internes.

Pointage & présence

Le pointage enregistre les entrées et sorties des collaborateurs pour suivre le temps de présence et alimenter, le cas échéant, la paie et les statistiques d'assiduité.

Enregistrer une entrée / sortie

1. Ouvrez RH → Pointage (ou l'espace libre-service).
2. Cliquez sur Entrée en début de journée ; l'heure est horodatée.
3. Cliquez sur Sortie en fin de journée (et autour des pauses si votre organisation le demande).
4. Le statut de présence et le temps travaillé se calculent à partir des pointages.

Corriger un pointage

En cas d'oubli ou d'erreur (entrée non enregistrée, mauvais horaire), ouvrez le pointage concerné depuis RH → Pointage et demandez une correction. Selon les droits, la modification peut nécessiter la validation du manager avant d'être prise en compte ; l'ajustement reste tracé.

Congés

Le collaborateur pose ses demandes de congés en libre-service, le manager les approuve, et chacun consulte ses soldes en temps réel. Le solde restant se met à jour automatiquement à chaque demande approuvée.

Poser une demande (côté collaborateur)

1. Ouvrez RH → Congés → Mes demandes, puis Nouvelle demande.
2. Choisissez le type de congé (congé payé, maladie, sans solde…), les dates de début et de fin, et ajoutez un motif ou un justificatif si nécessaire.
3. Vérifiez le nombre de jours calculé et votre solde disponible.
4. Soumettez : la demande part dans le circuit d'approbation et passe au statut En attente.

Approuver une demande (côté manager)

1. Ouvrez RH → Congés → À valider ; la liste affiche les demandes en attente de votre équipe.
2. Ouvrez une demande pour vérifier les dates, le solde et l'impact sur le planning d'équipe.
3. Approuvez ou refusez (avec motif) ; le collaborateur est notifié et son solde est ajusté en cas d'approbation.

Configurer l'acquisition des congés

Axiom ne propose aucune valeur légale : c'est l'entreprise qui saisit la règle d'acquisition de son régime (loi, convention collective ou accord d'entreprise), en citant le texte officiel qui la fixe.

1. Ouvrez RH → Temps et congés → Acquisition des congés, puis Publier un régime.
2. Indiquez le texte source et sa référence précise (article, numéro, date), la date d'effet, les jours acquis par mois travaillé, les éventuels jours d'ancienneté, le mois de début de la période de référence, le report des jours non pris et les types de congé concernés.
3. Affectez ensuite le régime à chaque société (ou désignez un régime par défaut).
4. Pour changer une valeur, publiez une nouvelle version datée : les précédentes restent dans l'historique. Une version qui prend effet dans le passé demande un motif.

Consulter les soldes

La fiche du salarié et sa page Congés affichent les jours pris et, quand un régime s'applique à sa société, le solde acquis : jours acquis sur la période, report, jours pris et jours en attente de décision. Sans régime configuré, le solde est affiché « inconnu » — jamais zéro — avec un lien vers la configuration. Lors d'un départ, le solde acquis à la date de départ est proposé pour les congés non pris à payer ; c'est vous qui décidez de le reprendre.

Notes de frais

Une note de frais regroupe les dépenses professionnelles avancées par un collaborateur (déplacements, repas, hébergement…) en vue de leur remboursement. Elle se compose de plusieurs lignes, chacune avec un montant et un justificatif.

Saisir et soumettre une note (côté collaborateur)

1. Ouvrez RH → Notes de frais, puis Nouvelle note.
2. Ajoutez une ligne par dépense : catégorie, date, montant, devise, et joignez le justificatif (reçu, facture).
3. Répétez pour chaque dépense ; le total de la note se calcule automatiquement.
4. Soumettez la note : elle passe au statut En attente de validation et part vers le manager.

Valider et rembourser (côté manager / RH)

1. Ouvrez les notes à valider ; vérifiez les lignes et les justificatifs.
2. Approuvez ou refusez (en motivant le refus).
3. Une note approuvée est éligible au remboursement, qui peut donner lieu à un règlement et à une écriture côté Finance.

Paie

La paie produit les bulletins de chaque collaborateur pour une période donnée, à partir du salaire de base, des éléments variables et des données collectées (pointage, congés, notes de frais). Chaque bulletin suit un cycle de statut du brouillon à la diffusion.

Générer les bulletins (côté RH)

1. Ouvrez RH → Paie et sélectionnez la période (année et mois).
2. Vérifiez les éléments variables du mois dans RH → Éléments variables : une fiche par salarié, où vous saisissez ses primes, rappels et indemnités, ou cochez « aucun élément variable ce mois ». Seule une fiche validée est appliquée au bulletin ; une fiche en brouillon bloque le salarié dans la paie du mois. Vérifiez aussi les données amont (congés, pointage).
3. Lancez la génération des bulletins ; un bulletin est créé en brouillon pour chaque employé concerné.
4. Contrôlez les montants, puis validez et diffusez : les bulletins deviennent consultables par les collaborateurs.
5. Pour imprimer ou enregistrer en PDF tous les bulletins du mois d’un coup, utilisez Imprimer ou enregistrer en PDF tous les bulletins du mois depuis la paie du mois : chaque bulletin y figure sur ses propres pages, comme imprimé seul ; les bulletins annulés n’y figurent pas.

Cycle de statut d'un bulletin

• Brouillon — généré, encore modifiable et vérifiable.
• Validé — contrôlé et arrêté par les RH.
• Diffusé — mis à disposition de l'employé (et payé).

Déclarer le profil de paie de la société

Avant de retenir une absence non rémunérée ou d'établir un solde de tout compte, la société déclare son régime (ou sa convention collective) et la base de proratisation qu'il applique : jours ouvrables sur une base de 26, ou jours calendaires du mois. Sans régime déclaré, ces calculs sont refusés et l'écran indique où le déclarer.

1. Ouvrez RH → Paie → Profils de paie des sociétés, puis la société concernée.
2. Indiquez le régime, sa référence officielle, la base de proratisation et l'article qui la fixe.
3. Ajoutez, si vous les connaissez, les taux employeur (accident du travail, formation professionnelle, FOPROLOS) avec leur date d'effet et leur justificatif. Un taux non déclaré reste signalé « à décider ».
4. Saisissez le motif et publiez : une nouvelle version est créée, les précédentes restent consultables dans l'historique.

Chaque bulletin et chaque solde de tout compte gardent la version du profil avec laquelle ils ont été calculés : publier un nouveau profil ne modifie aucune pièce déjà émise.

Régulariser une avance sur salaire

Une avance est récupérée sur le prochain bulletin ou sur le solde de tout compte. Quand aucun net ne peut la récupérer (emploi déjà terminé, avance versée dans une autre devise, reste au-delà du net), elle reste une créance ouverte sur le salarié. Pour enregistrer son remboursement, ouvrez les avances du salarié depuis sa fiche, puis Régulariser sur la ligne de l'avance : indiquez le montant remboursé (dans la devise de l'avance), le justificatif (reçu, virement), le motif et, si vous le connaissez, le compte qui reçoit l'argent. Le départ n'est dit « soldé » qu'une fois toutes les avances remboursées ou récupérées.

Diagnostic des anciens bulletins

L'onglet Diagnostic des anciens bulletins de la page Paie liste, en lecture seule, les bulletins qui ne portent pas la mention du calcul en cumul annuel : période, dates, origine, auteur, et ce qui ne peut pas être établi pour chacun. Rien n'y est modifié.

Consulter son bulletin (côté collaborateur)

Chaque collaborateur retrouve ses bulletins de paie dans son espace libre-service, classés par année et par mois, et peut les télécharger en PDF.

Recrutement (ATS)

L'ATS (Applicant Tracking System) pilote le recrutement : on publie des postes à pourvoir puis on suit les candidats étape par étape jusqu'à l'embauche.

Créer un poste

1. Ouvrez RH → Recrutement → Postes, puis Nouveau.
2. Renseignez l'intitulé, le département, le descriptif, le profil recherché et le nombre de postes.
3. Ouvrez le poste pour commencer à y rattacher des candidatures.

Suivre les candidats par étape

1. Ajoutez les candidats au poste (CV et coordonnées) depuis RH → Recrutement → Candidats.
2. Faites progresser chaque candidat à travers les étapes du processus (présélection, entretien, offre, embauche / refus).
3. Historisez les comptes rendus d'entretien et les décisions ; un candidat retenu peut donner lieu à la création d'une fiche employé.

Formation

La formation gère le développement des compétences : on définit des programmes (catalogue de formations) puis on construit des plans de formation individuels en y inscrivant les collaborateurs.

Créer un programme et inscrire un employé

1. Ouvrez RH → Formation → Programmes et créez un programme (intitulé, objectifs, durée, organisme).
2. Allez dans Plans de formation et associez le programme à un ou plusieurs employés, avec les dates prévues.
3. Suivez l'avancement (planifié, réalisé) ; une formation réalisée peut alimenter les compétences et les certifications de l'employé.

Évaluations & OKR

Les évaluations structurent le dialogue managérial : on fixe des objectifs (OKR), puis on conduit des revues de performance périodiques pour mesurer l'atteinte des résultats et identifier les axes de progrès.

Lancer et compléter une revue

1. Ouvrez RH → Évaluations et créez une revue de performance pour un collaborateur et une période.
2. Renseignez les objectifs et leur niveau d'atteinte, ainsi que les compétences évaluées.
3. Le collaborateur peut apporter son auto-évaluation ; le manager complète son appréciation.
4. Finalisez la revue : elle est archivée et peut nourrir les plans de formation et l'évolution des compétences.

Compétences

La gestion des compétences cartographie le capital humain : on définit un référentiel de compétences, on les rattache aux employés avec un niveau, on suit les certifications et on visualise le tout dans des matrices de qualification.

• Référentiel de compétences — la liste des compétences reconnues dans l'entreprise (techniques, métier, comportementales).
• Compétences par employé — l'affectation d'une compétence à un collaborateur, avec un niveau de maîtrise.
• Certifications — les habilitations et diplômes détenus, avec leur date d'obtention et d'expiration.
• Matrices de qualification — une vue croisée équipe × compétences pour repérer les forces, les manques et les besoins de formation.

Renseigner les compétences d'un employé

1. Vérifiez que la compétence existe dans RH → Compétences → Référentiel (sinon, créez-la).
2. Depuis la fiche employé ou Compétences par employé, ajoutez la compétence et indiquez le niveau.
3. Enregistrez les certifications associées et leur échéance pour anticiper les renouvellements.
4. Consultez la matrice de qualification de l'équipe pour planifier les formations utiles.

Questions fréquentes

Comment poser un congé ?

Ouvrez RH → Congés → Mes demandes → Nouvelle demande, choisissez le type de congé et les dates, vérifiez votre solde, puis soumettez. La demande part en validation auprès de votre manager ; vous êtes notifié de la décision et votre solde est ajusté en cas d'approbation. Voir la section Congés.

Où consulter mon bulletin de paie ?

Vos bulletins sont disponibles dans votre espace libre-service, dans RH → Paie, classés par année et par mois. Vous pouvez les télécharger en PDF dès qu'ils sont diffusés par les RH.

Qui valide les notes de frais ?

Après soumission par le collaborateur, la note de frais est validée par le manager (et/ou les RH selon le circuit configuré). Une note approuvée devient éligible au remboursement. Voir la section Notes de frais.

Comment corriger un pointage oublié ?

Ouvrez le pointage concerné dans RH → Pointage et demandez une correction. Selon vos droits, l'ajustement peut nécessiter la validation du manager ; il reste dans tous les cas tracé.

Qui peut voir et modifier ces données ?

L'accès est régi par les rôles & permissions : un collaborateur n'accède qu'à ses propres données en libre-service, tandis que les managers et les RH disposent de vues élargies. Les actions sensibles sont journalisées dans l'audit.