Vos données

Ce que vous pouvez emporter

L'écran Vos données de l'application récapitule les exports disponibles pour votre rôle. Il en existe quatre familles.

• Vos listes, en tableur — clients et fournisseurs, devis et factures, encaissements, opérations, impayés et relances, tableaux des rapports. Le fichier reprend la liste telle que vous l'avez filtrée, et s'ouvre directement dans un tableur.
• Vos écritures comptables — le fichier légal des écritures de l'exercice, celui que l'administration réclame lors d'un contrôle. Il ne contient que les écritures comptabilisées : contrôlez les alertes de l'écran Comptabilité avant de le produire.
• Vos factures — la pièce telle que votre client la reçoit, avec sa mise en page et ses mentions. Elle s'imprime ou s'enregistre au format PDF depuis l'aperçu, un document à la fois.
• Vos pièces jointes — les fichiers que vous avez déposés, dans leur format d'origine, depuis la fiche de chacun.

L'export complet de votre société

Un administrateur de l'espace peut demander, depuis Vos données › Export complet, une archive unique contenant l'ensemble des données de la société et ses fichiers.

1. La taille vous est annoncée avant — l'écran affiche une estimation (lignes, fichiers inclus et exclus, taille). Vous confirmez en connaissance de cause ; si l'estimation a changé entre temps, la nouvelle vous est présentée avant de relancer.
2. L'archive se prépare en arrière-plan — vous pouvez quitter l'écran. Un seul export complet à la fois par société, et une demande par jour au plus (un export échoué peut être relancé).
3. Elle reste disponible 24 heures — chaque téléchargement demande de ressaisir votre mot de passe et produit un lien valable dix minutes, utilisable une seule fois, par vous seul.
4. Tout est tracé — la demande, chaque lien émis, chaque mot de passe refusé et chaque téléchargement (qui, quand, d'où) apparaissent sur la ligne de l'export.

L'archive contient un fichier par type de donnée, les fichiers enregistrés, un manifeste qui liste chaque élément avec son empreinte, et une notice. L'empreinte de l'archive elle-même est affichée dans l'application : elle permet de vérifier que le fichier reçu est intact. Les documents y figurent avec leurs lignes, les règlements avec leurs affectations aux factures, et les tiers avec leurs adresses, contacts, coordonnées bancaires, rôles et pièces d'identité. Les notes internes de l'équipe support n'en font pas partie.

Ce qui ne s'exporte pas

Cette liste existe pour une raison : une page qui ne montrerait que les exports disponibles laisserait croire que tout est couvert.

• L'export complet n'emporte ni secrets ni fichiers non analysés — les mots de passe, clés d'accès et identifiants de connexion en sont retirés ; un fichier que l'antivirus n'a pas pu déclarer sain y est listé, sans son contenu, avec le motif.
• Un tableur ne contient pas les liens — l'historique d'un document, ses rattachements à d'autres objets et son journal de modifications restent consultables dans l'application, mais ne tiennent pas dans une liste à plat.
• Les pièces jointes sortent une par une depuis leur fiche — seul l'export complet les regroupe.
• Messages, journal d'activité, réglages et modèles — ils se consultent à l'écran ; leur reprise ailleurs se traite au cas par cas.

Une sauvegarde n'est pas une restitution

Vos données sont sauvegardées pour protéger le service contre une panne. Ce n'est pas un retour en arrière que vous pouvez déclencher, et aucun délai de rétablissement ne vous est promis ici.

Conservation, suspension, suppression

La fin d'un abonnement suit une procédure écrite, et chaque étape laisse une trace :

1. Suspension — l'espace cesse d'accepter de nouvelles écritures. Vous gardez la lecture et vos exports : c'est précisément le moment de sortir ce qui compte pour vous.
2. Période de conservation — vos données restent en place le temps convenu, sans être modifiées.
3. Suppression définitive — elle n'intervient qu'après, et jamais par accident.

Les garde-fous de la suppression

• Une double confirmation — la personne qui déclenche la suppression doit reconfirmer son identité et ressaisir le nom exact de l'espace concerné.
• Une preuve de ce qui vous a été remis — avant de supprimer, nous vérifions que le relevé daté remis lors de l'export correspond encore, au caractère près, à ce que contient l'espace. Si quelque chose a bougé depuis, la suppression est refusée : personne ne peut être privé de ce qui ne lui a pas été rendu.
• Une obligation légale de conservation la bloque — tant qu'une durée de conservation s'applique, la suppression est refusée. En cas de doute sur cette durée, elle est refusée aussi : le doute protège vos données, il ne les efface pas.

Le compte d'un collaborateur qui part

Supprimer l'accès d'un collaborateur, c'est désactiver son compte : il ne peut plus se connecter, ses sessions ouvertes sont fermées et son siège est libéré. Son nom reste sur tout ce qu'il a fait — documents, écritures, historique — suivi de la mention « utilisateur désactivé ». L'historique n'est jamais réécrit : c'est ce qui permet de savoir, des années plus tard, qui a validé quoi. Un compte désactivé peut être réactivé si un siège est disponible.

Si vous partez

1. Demandez l'export complet de la société et téléchargez-le dans les 24 heures.
2. Exportez vos listes pendant que vos accès sont encore ouverts.
3. Sortez le fichier légal des écritures pour chaque exercice à conserver.
4. Enregistrez en PDF les documents que vous devez pouvoir présenter.
5. Téléchargez les pièces jointes qui justifient vos écritures.
6. Vérifiez vos fichiers en les ouvrant, avant la fermeture de l'espace.

Vous pouvez nous demander, par écrit, un relevé daté et vérifiable de ce que contient votre espace : nombre d'éléments par catégorie et empreinte de contrôle. Ce relevé prouve le contenu et sa date ; il ne remplace pas les exports ci-dessus, qui seuls vous remettent les données elles-mêmes.

Questions fréquentes

Mes données sont-elles séparées de celles des autres entreprises ?

Oui, strictement. Chaque espace est isolé : une recherche, un export ou un rapport ne voit jamais que votre espace (voir Concepts clés).

Puis-je exporter si mon rôle est limité ?

Vous exportez ce que vous avez le droit de lire. Un export réservé à un autre rôle vous est signalé comme tel plutôt que caché : vous savez qu'il existe, et à qui le demander.

Puis-je demander la suppression de mon espace ?

Oui, par écrit, et elle suit la procédure ci-dessus. Exportez avant : une fois la suppression exécutée, elle est définitive.

Comment demander de l'aide sur un export ?

Voir Aide & support : canaux ouverts, heures relevées et natures de demande.